Als directiesecretaris binnen de directie Organisatie en Personeel van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is geen dag hetzelfde. Je bent constant in contact met verschillende collega's en bent met recht onmisbaar voor de directie. Jij zorgt voor een goede voorbereiding en verliest nooit de 'waarom' vraag uit het oog. Dankzij jou verloopt alles soepel! Klinkt dit interessant? Lees dan snel verder!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Als directiesecretaris maak je deel uit van het managementteam (MT) van de directie. Je bent de rechterhand van de directeur en het aanspreekpunt voor de directie. Je zet je in voor een soepele besluitvorming en geeft advies over een breed palet aan onderwerpen die zowel binnen de eigen directie spelen als de gehele bedrijfsvoering raken. Jij bent onderdeel van het MT en zorgt ook voor verbinding binnen dit team en de afdelingen.
Je zorgt ervoor dat het afstem- en besluitvormingsproces binnen de directie soepel verloopt. Dit doe je door het opstellen en bewaken van het jaarplan van de directie, inclusief de begrotingscyclus. Je ziet toe op de uitvoering van de MT-besluitvorming via de agenda, verslaglegging en de opvolging van acties. Je zorgt voor eenduidige communicatie en informatievoorziening binnen en buiten de directie.
Vanuit jouw (inter-)departementale netwerk en de diverse overleggen en werkgroepen waar je deel van uitmaakt, signaleer je kansen en ontwikkelingen voor de bedrijfsvoering. Je speelt daarbij een verbindende rol in het bij elkaar brengen van de juiste collega’s om een vraagstuk op te lossen. Daarnaast zoek je contact met de andere adviseurs binnen het ministerie en bouw je daarmee een samenwerking op. Ook sluit je aan bij verschillende projectgroepen. De onderwerpen die de afgelopen jaren voorbij zijn gekomen zijn bijvoorbeeld onboarding, hybride werken en het doorontwikkelen van de bedrijfsvoering.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Gevraagd en ongevraagd adviseren op een tal van onderwerpen, dat is waar jij voldoening uithaalt. Je adviseert het MT bij de besluitvorming, implementatie en uitvoering van de dienstverlening van de directie en hebt hier ook zeker zelf invloed op. Het is voor jou belangrijk dat het 'waarom' in het oog wordt gehouden. Je bekijkt dan ook altijd de thema's vanuit een bedrijfsvoerings perspectief. Jij bent echt het centrale aanspreekpunt, ook voor de directeur. Zij zal veel met jou overleggen en om advies vragen.
Jij vindt het leuk om een grote verbindende factor te hebben binnen een team. Het geeft jou energie om het werk goed voor te bereiden. Zo verzorg je de voorbereiding van overleggen waar de directeur initiatiefnemer van is of waar deze aan deelneemt. Uiteraard doe je dit niet alleen maar in afstemming met de betreffende dossierhouders. Zelf neem je ook deel aan relevante overleggen, projecten en/of programma’s namens de directie.
Je bent een centraal aanspreekpunt voor de directie en werkt daarom ook nauw samen met de andere directiesecretarissen binnen de bedrijfsvoering, het beleid en de inspectie. Samen hebben jullie dezelfde doelen en dat geeft een gevoel van saamhorigheid.
Geïnteresseerd? Solliciteer direct!
Of wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Judith Makker, directiesecretaris OenP, via 06-50097783 of met Jacqueline Willemars, directeur OenP, via 06-55692943. Zij staan je graag te woord!